2015. 5. 15. 19:30ㆍ책 읽고 싶은 사람들을 위한
전화는 상대방의 얼굴이나 몸짓을 직접 보지 못하고 대화하기 때문에 자칫하면 실수와 오해가 발생할 소지가 많습니다.
이메일이나 메신저 시스템이 발달했어도 비즈니스나 사회생활의 업무 전반에서 가장 기본이 되는 커뮤니케이션 수단은 전화입니다.
흔하면서도 직접적인 의사소통이 가능한 전화의 예절은 무엇이 있을까요?
1. OO씨 바꿔주세요
전화를 한후 "OO씨, 바꿔주세요."라는 말은 상대방을 당황하게 만듭니다. 또한 상대가 다른 사람과 통화를 원해 전화를 바꿔줘야 할 때, 아무런 말없이 전화를 넘겨 버린다면 무례한 행동이 되겠지요?
이럴 때는 "바꿔 드리겠습니다. 잠시만 기다리세요."라는 말 한마디면 됩니다.
2. 목소리를 가다듬기
가장 기본적 생활 예절인 통화를 할 때에는 먼저 수화기를 들기 전에 목소리를 한두 번 "음, 음." 소리 내어 가다듬고 올른 자세로 받는 것이 좋습니다. 그리고 전화를 걸고 받을 때는 자신의 소개, 전화를 건 이유와 목적, 감사 인사라는 3단계로 통화를 하도록 합니다.
따라서 수화기를 든 후에는 반드시 인사부터 한 후 직장에서는 소속과 이름을, 가정에서는 이름이나 신분을 밝히고 전화를 건 이유에 대해서 이야기합니다. 만약 자신이 통화하고자 했던 사람이 아니라 다른 사람이 전화를 받았다면 “급한 일이 아니니 나중에 다시 전화 드리겠습니다.”라고 하거나 “간단하게 메모를 부탁드려도 될까요?”라고 정중하게 요청하는 것이 예의입니다. 반대로 다른 사람의 전화를 대신 받았을 경우에는 부재에 대한 안내를 정중히 하고 메모를 전달해 드릴 것인지 여부를 확인하도록 합니다.
3. 통화가 끝날 때는 인사를
사람들과 만났다가 헤어질 때도 인사를 합니다. 마찬가지로 통화가 끝날 때 상황에 맞춰서 "고맙습니다." 또는 "알겠습니다."라고 하는 것이 기본 예의겠지요. 그 후 2~3초 여유를 두고 상대방이 수화기를 놓는 때에 맞춰서 조용히 수화기를 내려 놓도록 합니다.
반듯하고 예의바른 전화예절은 얼굴을 모르는 상대에게도 호감을 줄 뿐만 아니라 일을 할 때 업무적인 부분에서도 성공률을 높일 수 있습니다.
▶ 상처받지 말고 성장하라 <혼나는 힘> 중에서
 | 혼나는 힘 -  아가와 사와코 지음, 류랑도 엮음, 오화영 옮김/흐름출판 |